فرایند کسب و کار یا (Business process) جمعی از کارهایی است، که آن کسبوکار برای راه اندازی خط تولید یک محصول یا یک خدمات انجام میدهد. یک فرایند کسبوکار، مجموعهای از یک یا چند روش یا فعالیت منسجم و به هم پیوسته است، که در نهایت یک هدف را در کسبوکار یا سیاستگذاری شما دنبال میکند و معمولاً در نمودار چارت سازمانی، نقشهای اصلی، کاربردی و روابط فیمابین آنها تعریف میشود.
بهبود فرایند کسب و کار یا Business Process Improvement که به اختصار BPI نامیده میشود راه و روشی برای جلوگیری از تکرار فرایندها است. تکرار یک فرایند در یک سازمان باعث تاخیر در انجام پروژه ، دلسرد شدن کارمندان و به طور قطعی کاهش تولید خواهد را در پی خواهد داشت
برای شروع بهبود فرایندها در کسب و کار ابتدا باید نیازهای تجاری یک فرایند را مشخص کنید. سپس بهتر است با بکارگیری تکنولوژی، موانع موجود را از میان بردارید. از مهمترین مزایای بهبود فرایند کاهش اتلاف زمان و هزینه، افزایش بازده عملکردی ، استفاده بهینه تر از منابع موجود و افزایش اشتراک گذاری ایدهها میباشد.
بنوعی میتوان BPI را به هرس کردن درختان تشبیه کرد. با قطع شاخ و برگهای اضافی ، درخت زیباتر شده؛ ضمن اینکه به رشد بیشتر آن نیز کمک خواهد کرد. BPI نیز بخشهای مفید یک فرایند که امکان افزایش استعداد در آینده را دارند شناسایی کرده و زمینه رشد آنها را فراهم میکند. درعین حال برخی از فرایندها را فیلتر میکند تا بطورکلی کیفیت فرآیند افزایش یابد.
بهبود و ارتقای فرایند یا BPI سعی در رفع نیازهای بازار و تکمیل اهداف تجاری با کمترین اتلاف برای کسب و کار شما دارد. اساس بهبود فرایند مقایسه است. درنتیجه هرآنچه که قابل اندازهگیری است ؛ قابل بهبود بخشیدن میباشد. از BPI عموما جهت نظمدهی به کمبودهای موجود در یک فرایند یا سیستم استفاده میشود تا بتواند فرایندها به میزان بیشتری با اهداف سازمان هماهنگ کند.
BPI بنوعی مدیریت تغییر است. جهت پیاده سازی موفق بهبود فرایند در یک پروژه باید ابتدا جهت مشخصی تعیین گردد. با استفاده از بهبود فرایندها در چرخه مدیریت فرایند کسب و کار شاهد موارد زیر خواهید بود:
عموما مباحث بهبود فرایند تجاری (BPI) با مهندسی دوباره فرایندهای تجاری (BPR) اشتباه گرفته میشود. این دو مفهوم در برخی مباحث با همدیگر همپوشانی داشته ولی در روش اجرا متفاوت هستند. بطورکلی همه این مفاهیم بر به حداقلرسانی اتلاف در فرآیندهای زیرمجموعهای و افزایش بازده تمرکز دارند. از روشهای BPR میتوان به Six Sigma، Continuous Improvement ،TQM اشاره کرد.
BPR به فرآیندهایی اطلاق میشود که به پیادهسازی های عظیم مثل بازطراحی یک فرآیند برای دستیابی به نتایج بسیار خوب احتیاج دارد. BPI برای تمام فرآیندهایی مناسب است که به تغییرات مهم احتیاج دارند، اما بدون از بین بردن ماهیت اصلی آن و کموبیش با سرکردن با همان منابع بکار میروند.
اگر بخواهیم بصورت آماری نیز این دو مقوله را با یکدیگر مقایسه کنیم خوب است بدانید که با اعمال BPR در فرایند تغییرات بسیاری در حدود ۸۰ الی ۹۰ درصد ممکن است روی دهد. در حالیکه تغییرات بوجود آمده با اعمال BPI در حد ۱۰ تا ۳۰ درصد خواهد بود. بطورکل BPI و BPR فرآیندهای موازی و کمک کننده به یکدیگر هستند تا به هدفی قابل سازماندهی مشترک برسند.
بهبود فرایند کسب و کار در واقع تکمیل کننده BPM است. BPI باید بعنوان قسمتی ثابت در مدیریت استراتژی فرآیندهای تجاری استفاده شود. با بکارگیری بهبود فرایندها، در سازمان شاهد تغییرات زیر خواهیم بود: