در اولین گام میخواهیم ابتدا با ساده ترین مفاهیم آغاز کنیم و شما را با یک سیستم BPMS آشنا کنیم.
با اهمیت مدیریت فرآیندهای سازمانی در چند دهه اخیر و رشد روز افزون علم BPMS واحدهای توسعه و تعالی سازمان در سازمانها ساختاریافتهتر شدند و بهبود زنجیره ارزش سازمان و در نتیجه فرآیندهای سازمانی را سرلوحه خود قرار دادند. مستندات فرآیندی شکل گرفتند و معیارهای ارزیابی برای سنجش فرآیندها تعریف شدند. با افزایش روند تحلیل فرآیندهای مختلف ارتباطات مابین فرآیندها، ارتباطات فرآیندها با سیستمهای تخصصی مختلف و درگیر بودن افراد مختلف با فرآیندها بر پیچیدگی تحلیل فرآیندها و ارزیابی آنها اضافه کرد. همین امر موجب گردید تا سیستم مدیریت کسب و کار(BPMS) شکل بگیرند. این سیستمها باعث شدند تا جریانهای فرآیندی تحلیلشده در سازمانها همانطورکه تحلیل شدهاند اجرا شوند، ارتباط بین سیستمهای مختلف و فرآیندها شکل بگیرند، پایش فرآیندها با استفاده از عملکرد واقعی فرآیندها انجام شوند و در نتیجه بهبود مستمری بر فرآیندها پیادهسازی گردد. استفاده از یک سیستم BPMS را میتوان نقطه اوج همه تجربیات مشترک، تفکرات و پپیشرفتهای حرفهای در مدیریت کسبوکار دانست، زیرا این سیستم یک ابزار واقعی برای طراحی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای کسب و کار است، که قابلیت یکپارچگی و پیوند زدن اشخاص، سیستمهای اطلاعاتی، وظایف، کسبوکارها، مشتریان و شرکا با یکدیگر را دارا میباشد.
علاوه بر کارکردهای فوق که جزئی از کارکردهای لاینفک یک BPMS واقعی محسوب میشوند، سریر رایانه گستر و سیستم BPMS آن از مزایای زیر نیز برخوردار است: